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关于建立完善认证认可信息管理系统的思考

时间:2012-05-10 14:05:00    作者:    来源:

崔凤岐 
( 长城(天津)质量保证中心 ,天津 300202 ) 
  摘要: 本文分为四个部分,分别阐述了在认证认可领域,建立完善信息管理系统的重要意义。在认证机构层面建立完善“子信息管理系统”的基本内容。在认证认可监管部门层面建立完善“信息管理系统”的基本内容。以及建立完善“认证认可信息管理系统”目前需要解决的主要问题。 
关键词: 建立 完善 认证认可  信息管理系统           
随着我国现代化建设的快速发展和经济实力的迅速壮大。我国的认证认可事业也取得了骄人的成绩。例如,在国际化方面。中国合格评定国家认可委员会的认可结果在国际认可论坛(IAF)成员国中的39个签署认证机构认可国际互认协议的国家中得到承认,同时在国际实验室认可合作组织(ILAC)成员国中的47个签署检测与校准实验室认可国际互认协议的国家和经济体中得到承认。目前中国合格评定国家认可委员会已成为国际实验室认可合作组织(ILAC)和亚太实验室认可合作组织(APLAC)中签署互认协议范围最广的认可机构。在国内,从2007年至2009年我国获得ISO9001质量管理体系认证证书的数量始终居世界第一位。 
在为取得这些成绩感到欣慰的同时,我国的认证认可管理层也清醒地认识到我们的认证结果有效性和认证结果的社会公信力还有待提高。如何提高?如何确定需要改进的薄弱环节呢?我们认为发展信息化,加快认证认可信息管理系统的建设和完善应是一个重要环节。 
1 建设和完善认证认可工作信息管理系统的重要意义 
什么是信息管理系统呢?就是由人和计算机网络组成的,能进行管理信息收集、加工、保存、分析判断和使用的系统。通俗理解:就是能帮助管理层进行策划、预测、决策的数据库。这需要平时产生的数据、信息及时录入,录入后的数据会根据系统设计而具备多种属性,当需要分析的时候就能容易的得到特定的统计结果。我们知道以互联网为基础的信息技术的应用,消除了信息传递在时间和空间上的迟滞和阻隔,只要有互联网接口,就可瞬间传递到需要的地方。认证认可领域应用信息管理系统,可以发挥如下三方面的优势。 
1.1 可以极大地提高认证认可监管部门的工作效率和效果 
由于消除了信息传递中在时间和空间上的迟滞和阻隔,在不增加人力资源的前提下,原有的认证认可监管人员可以随时地使用,依据GB/T2828.1-2003《按接收质量限(AQL)检索的逐批抽样计划》标准,并采用随机抽样的方式建立的,“认证认可信息管理系统”调取需监控的信息。这样,可以及时地发现问题、采取措施、验证效果。所以通过认证认可信息管理系统监控各认证机构的认证、审核过程,可以有效地提高全国的管理体系认证活动的受控程度和认证结果的有效性。 
1.2 可以大量节约认证认可工作所需的人力和物力资源 
使用认证认可信息管理系统可以推动各认证机构实现无纸化办公,这样就可以节约在认证活动中形成的纸质文件的使用、传递、贮存、处置所需的费用和贮存空间。实现低碳工作。 
通过使用认证认可信息管理系统,认证认可监管人员可以方便的调取需监视的信息。当监管同样的内容时就可以减少以前很多认证认可监管人员交通和住宿费用及路途时间。这时可以利用节约的人力和物力资源加大监管力度和监管范围。有效的落实认证认可工作激励和退出机制,有利于提高认证结果的社会公信力。 
1.3 建立完善信息管理系统有利于提高认证认可工作科学化规范化管理水平 
因为通过应用认证认可信息管理系统对一些个别的认证机构存在的违规现象的发现、查处。是按照规定的操作系统对调取的监管数据自动分析处理。这样可以实现阳光下操作。避免人为主观意识的影响,可以得出令人信服的、客观公正的结论。 
当我们知道了在认证认可领域应用信息管理系统的好处之后。我们建议首先可以从以下两个方面去建设和完善现有的认证认可信息管理系统。 
2 管理体系认证机构建立和完善信息管理系统的内容 
  目前大多数管理体系认证机构已建立了本机构的局域网,开展了部分认证工作的无纸化办公。我们建议在认证机构层面,可以从两个方面继续建设完善基于本机构的子信息管理系统。 
2.1 审核方案管理方面 
我们知道认证机构在签订认证合同至认证注册及保持注册的整个过程中。从文件审核开始到审核卷宗的审定,多数认证审核机构需要并形成很多纸质文件。我们设想在审核方案管理的全过程,所有需编制、审批的文件和形成的记录均直接生成电子文档,采用PDF格式传输、审定、贮存、调阅,将是认证机构信息管理系统的建设重点。这可以分为: 
  1)要求受审核方提供PDF格式的质量手册、程序文件,采用网上文件审核、修改、验证、复制备案的操作方式,实现无纸化办公。目前一些管理体系认证机构已经这样做了。 
2)将现场审核形成的文件。包括:审核发现、不符合报告、审核报告等文件,直接形成电子文档存储。并以PDF文件格式传输。改变我中心一些审核员将在审核过程中形成的整个电子文档审核卷宗,再打印成纸质文件上交的做法。 
2.2 其他认证文件的传输和审批方面 
如果在受审核方的文件备案存档,审核方案管理方面实现了无纸化办公。后续的不符合报告书面验证、现场审核文件的技术审定就很容易实行网上验证和审定了,这还可以避免因为审核员字迹潦草、不易辨识造成的审核证据不充分问题。开展这方面的无纸化办公比较容易,只是受到当前各认证机构管理人员的认识和管理要求的制约。 
3 认证认可监管部门建立完善信息管理系统的探讨 
由于认证认可监管部门的主要职责之一,就是要不断地提高管理体系认证结果的有效性和认证结果的社会公信力。从而为我国的经济建设保驾护航发挥应有的作用。所以建设完善认证认可信息管理系统应发挥的作用,就是帮助认证认可监管部门有效地履行监管职责和提高监管效果。我们建议是否可以首先从以下两个方面考。 
3.1 对委托方申请管理体系认证收费合理性的监视 
由认证认可监管部门制定的管理体系认证收费价格目录,与受审核方的员工人数成正比。时有发生的,管理体系认证机构之间恶性价格竞争的,典型做法之一是。隐瞒受审核方的员工人数,压缩现场审核人日。这样会极大地降低现场审核的有效性。如果认证认可监管人员能够通过信息管理系统随机的调取各认证机构签订的认证合同,查看员工人数和收费价格,然后再核实员工人数。核实的方法之一是,通过与认证认可信息管理系统联网的社保部门信息管理系统,调取该组织在社保部门投保的员工总数。方法之二是,通过与认证认可信息管理系统联网的银行部门信息管理系统调取在该受审核方领取工资的员工总数。经核实后就可判定对该受审核方认证收费的合理性了。 
3.2 对管理体系现场审核的随机监视 
管理体系现场审核过程的质量,决定了认证结果有效性的程度。所以确保管理体系现场审核始终处于受控状态,就是非常必要的了。各认证认可监管部门的监管人员,可以通过认证认可信息管理系统,随机的调取各管理体系认证机构实施中的审核计划。并通过信息管理系统调取,该机构人力资源信息库中贮存的审核组成员联系方式。多方核实现场审核人员、审核时间的符合性。这样就可以大大地提高整体管理体系现场审核的受控程度和现场审核有效性了。 
4 结论与启示 
作为管理体系审核员,我们感觉,建立认证认可信息管理系统、完善硬件和软件部分的工作比较容易。关键需要解决好两个方面的问题。 
其一,在管理体系认证机构层面。一些认证机构的管理者、管理意识需要转变。一些老审核员在现场审核时将审核发现,迅速的形成电子文档的能力欠缺,以及相关人员对形成审核发现的电子文档的认识存在误区。可能是影响审核发现信息化管理主要问题之一。 
其二,在认证认可监管部门层面。认证认可政府监管部门,政府社保部门、银行系统间信息共享的行政许可和技术接口畅通。可能是影响建立完善的认证认可信息管理系统的主要问题之一。 
困难是可以克服的,问题也是可以解决的。只要我们上下共同努力,全员参与。不断取得的认证认可领域信息化建设的成果,以及为我国经济建设保驾护航的作用一定会越来越显著。